Чи ставиться печатка на вихідних листах

Чи ставиться печатка на вихідних листах?

Це питання часто задається початківцями та навіть досвідченими секретарями, директорами та бухгалтерами. Варто згадати, що у 2014 році в законодавство України були внесені зміни, що стосуються правил виготовлення та використання печатки в документообігу на підприємствах і державних органах. Суть даних нововведень полягає у тому, що була скасована дозвільна система в справі виготовлення різного роду штампів. Тепер кожен громадянин може самостійно і без відома власника будь-якої компанії зробити печатку.

Це повертає нас до початкового питання, на яке сміливо можна відповісти, що пропечатувати вихідну кореспонденцію на підприємствах не має сенсу. Ви можете це зробити тільки якщо Вас про це попросить клієнт.

Важливо! Відбитки урядового сектора і нотаріусів досі знаходяться під контролем і видаються тільки безпосередньо відповідальній особі.

Навіщо ставити печатку на вихідних листах?

Виходячи з викладеного вище можна зробити висновок, що пропечатувати документи для поштового відправлення не має сенсу. Але все-таки, рекомендується це зробити, так, як офіційний відбиток фірми надає більшої офіційності тому чи іншому паперу. Наприклад, Ви відправляєте в податкову службу документи, які підтверджують юридичну адресу (фактичне місце знаходження) підприємства для розблокування звітності та накладних ПДВ. Рішення по даному питанню досі інспектором приймається на власний розсуд. Якщо не буде офіційного штампа, то Ваш електронний кабінет можуть залишити в червоній зоні. Звісно, це не зовсім законно і можна подати в суд, але рекомендується просто все правильно оформити та пропечатати.

Що буде якщо не поставити печатку на вихідному листі?

Якщо листування ведеться з контрагентами, то нічого не станеться. Якщо ж листування ведеться з державною установою, то бажано документи пропечатати. Особливо це стосується офіційних звернень до уряду або до органів з видачі ліцензій. Тобто, коли Ви щось просите у держави, то рекомендується в обов’язковому порядку написати лист за всіма стандартами діловодства.

Лист повинен оформлятися так:

1. Офіційний бланк компанії (бажано кольоровий);
2. Шрифт Times New Roman;
3. Розмір шрифту – 14;
4. Підпис керівника;
5. Печатка фірми;
6. Телефон підприємства (відповідальної особи);
7. На конверті адресу відправника потрібно вказувати ту яка відображена в ЄДР.

Важливо! Вихідну кореспонденцію краще відправляти з повідомленням про вручення. Якщо Ваше питання дійде до суду, то у юристів буде більше переваг у доказовій базі.