Ставится ли печать на исходящих письмах
Ставится ли печать на исходящих письмах?
Это часто задаваемый вопрос начинающими и даже опытными секретарями, директорами и бухгалтерами. Стоит вспомнить, что в 2014 году в законодательство Украины были внесены изменения, касающиеся правил изготовления и использования печати в документообороте на предприятиях и государственных органах. Суть данных новшеств заключается в том, что была упразднена разрешительная система в деле изготовления разного рода штампов. Теперь каждый гражданин может самостоятельно, и без ведома собственника любой компании сделать печать.
Это возвращает нас к первоначальному вопросу, на который мы смело может ответить, что пропечатывать исходящую корреспонденцию на предприятиях не имеет смысла. Вы можете это сделать только если Вас об этом попросит клиент.
Важно! Оттиски правительственного сектора и нотариусов до сих пор находятся под контролем и выдаются только непосредственно ответственному лицу.
Зачем ставить печать на исходящих письмах?
Исходя из изложенного выше можно сделать вывод, что пропечатывать документы для почтовой отправки не имеет смысла. Но все же, рекомендуется это сделать, так, как официальный оттиск фирмы предает большей официальности той или иной бумаге. Например, Вы отправляете в налоговую службу документы, которые подтверждают юридический адрес (фактическое место нахождение) предприятия для разблокировки отчетности и накладных НДС. Решение по данному вопросу до сих пор инспектором принимается на свое усмотрение. Если не будет официального штампа, то Ваш электронный кабинет могут оставить в красной зоне. Естественно, это не совсем законно и можно подать в суд, но рекомендуется просто-напросто все правильно оформить и пропечатать.
Что будет если не поставить печать на исходящем письме?
Если переписка ведется с контрагентами, то ничего не случится. Если же переписка ведется с государственным учреждением, то желательно документы пропечатать. Особенно это касается официальных обращений к правительству или к органам по выдаче лицензий. То-есть, когда Вы что-то просите у государства, то рекомендуется в обязательном порядке написать письмо по всем стандартам документооборота.
Письмо должно оформляться так:
- Официальный бланк компании (желательно цветной);
- Шрифт Times New Roman;
- Размер шрифта – 14;
- Подпись руководителя;
- Печать фирмы;
- Телефон предприятия (ответственного лица);
- На конверте адрес отправителя нужно указывать тот который в ЕГР.
Важно! Исходящую корреспонденцию лучше отправлять с уведомлением о вручении. Если Ваш вопрос дойдет до суда, то у юристов будет больше преимуществ в доказательной базе.